これだけおさえればOK！ビジネス英語で仕事をする時のマナー

ビジネスで英語を話す、となると日本人は「何を話すか？」にばかり注目しがちです。
しかし話す内容より相手に与える印象の方が大事です。
すなわちマナーですね。

文化が変わればマナーも変わります。
せっかく丁寧に接しているつもりなのに
相手によくない印象を与えたら勿体ないです。

今回、そういう悲しいことにならないように
これだけおさえていればオッケーなビジネス英語マナーをまとめました。

 

 

＜英語で挨拶をする時のマナー＞

 

1.ちょっとだけ変えた挨拶で印象付ける

ビジネスシーンでこういった場合があると思います。
例えば会議の場で、あなたが沢山の外国人のビジネスパーソンと挨拶をする時、
ずっと１パターンの挨拶（例えば：Nice to meet you.）ばかりを連発すると、
ちょっと機械的で冷たい印象になりかねないですし、印象にも残りません。

挨拶は大事な大事な第一印象の機会です。ちょっとだけ工夫をしてみましょう。そんなに難しいことではありません。

 

1. How do you do, Mr. Clooney. （初めまして、クルーニーさん）　←相手の名前を入れてみる。
2. It’s a pleasure to meet you.
3. It’s wonderful to meet you.
4. I’m so glad to meet you.
5. I’ m happy to meet you.
6. I’m pleased to meet you.
7. It’s a great honor to meet you. ←　尊敬を込めて
8. It is great to finally meet you!　（ようやくお会いできて嬉しいです）

 

2.相手の情報を聞くときは自分から

ビジネスシーンで時々見られるのですが、「お名前を伺っていいですか？」のつもりで
”What’s your name?”と唐突に聞くと、ちょっとだけ印象が悪い場合があります。
（相手との関係にもよりますが）

相手に何かを聞く場合は、自分の情報を先に伝えてから聞くように心がけてください。
ちょっとした違いですが、印象がとても柔らかく、友好的になります。

 

1. Hello, I’m Yuki Yokoyama. May I ask your name?
2. I’m from Tokyo branch. Where are you from today?
3. I’m in Human Resource Department. Which department are you from?
4. Welcome to our office. Are you here for a meeting?　（いらっしゃいませ。会議にお越しでしょうか）
5. I really liked the meal. How about you?　（お食事本当に良かったです。あなたはどうですか？）
6. I’m here to speak at a seminar. What brings you here?　（セミナーでお話しするために参りました。あなたは何がきっかけでいらっしゃいましたか？）

 

これはセミナーでもいつもヒヤヒヤするのですが、日本人の英語学習者は、
英語を話すこと・何とか質問することに注力しすぎて普段持っている感覚を忘れてしまいます。
あまり単刀直入に聞きすぎると、尋問みたいになります。

「気にしないから何でも聞いて。」と言ってくれる優しいNative Speakerもいますが、
決して難しい英語が必要ではないので、落ち着いてこれらのフレーズを使ってみてください。

 

3.家族について話す時、日本人独特の謙遜表現を忘れる

日本人は謙虚であることが美徳ですが、英語では必ずしもそうではありません。
もちろん英語にも謙遜はありますが、日本人とは感覚が違います。

特にビジネスシーン等で、家族について話す時には気をつけましょう。
そんなのわかっているよ！と思っていても、
しっかりと認識していないと咄嗟に対処できないものです。

例えばこういうのは避けましょう。

▼    私の愚妻が・・・・
▼    私の豚児が・・・・
▼    私の愚息が・・・・

こういったことは英語を話す時には忘れ、家族について自然な会話を楽しみましょう。

1. How is everything in your family?
2. Anything new at your house?
3. How are your wife and kids?　（奥様とお子様たちはお元気ですか？）
4. What’s been going on with you?　（お元気でしたか？）
5. How have you been lately?　（最近はどうされていますか？）
6. How are things?　（いかがですか？）

 

これに対して軽く答えたい時は
They’re fine, thank you!
もう少し説明したい時は、

1. Everyone is doing great. The kids are growing up so fast!　（みんなとても元気です。子供たちはあっという間に大きくなります）
2. I’ve been keeping busy with work.　（仕事で忙しくしています）
3. I’m doing better than last week.　（先週より調子いいですよ）

と答えるといいでしょう。

なお、相手が”They’re fine, thank you!”と答えた場合は、あまりそれ以上詮索しないのがいいと思います。

すぐに仕事の話に移りたいか、本当に話したくないかどちらかです。
”That is good!”と答えて次の話題に移りましょう。

＜ちょっとした言葉遣いのマナー＞

1.悪い知らせをやんわりと伝えるコツ

シンガポール・香港など他のアジア諸国の方と英語で電話すると、
時々どっしり疲れることがあります。
それはそっけない対応をされた時です。

 

例えば電話で、
Hello, I would like to speak with Mr. Woo.（ウーさんと話したいのですが）
と伝えると、
He is absent today.（彼は今日いません）
以上！な感じな時です。

 

彼がいないのはわかる・・・でもビジネスの電話口だしもうちょっと丁寧に言ってくれないかな？と思うのです。
（全部が全部ではないですが、中には我々同様必死に英語で対応している人もいるのです）

こういう印象を与えないために、悪い知らせを伝える時には工夫してみましょう。

1. I’m afraid Stacy is now at the meeting.（残念ですがStacyは今会議中です）
2. I’m sorry but Stacy is in her day off today. （申し訳ありませんがStacyは休みを取っております）

I’m afraid~ / I’m sorry ~をつけるだけで、表現がとても柔らかくなります！

 

2.「そちらで構いません」は丁寧に

「〜〜でよろしいでしょうか？」など相手に聞かれた時、
「それで構いません。」と日本語で言うことが多いと思います。

 

時々日本人のビジネスパーソンで「それで構いません」を
“I don’t care.”

と言う方がいますが、ちょっとヒヤっとします。
海外ドラマや映画を見ていてこの表現が出てくるのはこんな場面です。

Mom: I really want you to think more about your future!（あなたにもっと将来のことを考えて欲しいのよ）
Son/daughter: I don’t care!! （どうだっていいから！）

 

反抗期真っ盛りですね・・・・。

つまり、“I don’t care.”はそもそも「それに対して関心がない、どうだっていい」というニュアンスでもあるんです。

なので、場面や相手との距離感、会話の内容によっては微妙な印象を与える可能性があります。ちょっとややこしいです。

なのでもっとドンピシャな表現を使いましょう。

It doesn’t make any difference to me.（私影響はありません→それで大丈夫です）

２つ選択肢が示されている場合などは
Either is fine with me.（どちらでも構いません）

を使ってみましょう！

 

3.「納豆を食べられますか？」をスマートに聞く

native speakerと話す時、必ず食事の話になると思います。
日本の食べ物は独特なものがありますので、
お口に合うか？確認することが多々ありますが、
その時にもあまり不躾でなく、スマートな表現で確認しましょう。

Can you eat natto? はあまりオススメできないです。
Native speakerでも「あまり気にしないよー」という人は多いですが、
Can you 〜？はそもそもCan you speak English?のように

「英語を話せますか？＝話す能力を備えていますか？」というニュアンスなのです。

「納豆が苦手でなく食べられるか？」と聞きたい時にはちょっと違う感じですね。

 

ちょっと発想を変えてみると、

「納豆を食べられるか？」＝「納豆は好きですか？」

ということですよね？

なので単純に
Do you like natto?　でいいのです。

もうちょっといい感じにする場合は
Do you enjoy natto?　（納豆はお口に合いますか？）

もいいと思いますよ！

 

4.相槌を連発して誤解を与えないようにする

これはすごく有名な話ですが、Native speakerが日本人の真似をする時こういうのがあります。

受話器を持っているふりをして間髪入れずに、
「はい、はい、はい」を連呼するやつです。

日本人にとって、これは「電話口でちゃんと話を聞いていますよ！」
というアピールなのですが、Native speakerからすると不自然で爆笑なのです。

なぜなら、Native speakerはそんなに相槌を打たないからです。
むしろ日本人からすると、「ちゃんと聞いてんの？」と思うくらい、
こちらが話している時は静かに聞いています。

なので、電話や会議で相槌を打つのは控えてみましょう。
どれくらいかというと、日本語で話す時の1/3-1/5かなーと思います。

もっとまずいのが、相槌の「はい」を”yes”に変えて連呼することです。
聞いているつもりで”yes”を連呼すると、相手は
「自分の言ったことにすべて同意している」と取ります。

これは本当にまずいので、相槌は（かなり）控えめに。

時々相槌を打つ時は
ah,  I see,  really, ok, sure,  
などを使ってみましょう！

 

5.日本語で話す時は一言断りを入れる

これは目の当たりにすると、本当にヒヤヒヤします。

例えば複数の日本人と複数のNative speakerで話しているとします。
その場で、日本人だけでちょっと話した方が早いこともあります。

ビジネスシーンで実際に見られるのが、その場で日本語だけで日本人同士が話してしまうことです。

これはすごーく印象が悪く、あからさまに不快感をあらわすnative speakerもいます。

少々優しい人でも”What were you guys talking about?”と話していた内容を確認してきます。

プライベートの場面でもそうです。
とても柔和なアメリカ人の友達でさえも、この状態にものすごく嫌な顔をしているのを何度も見てきました。

なので、日本語で話したい時は一言断りを入れましょう。

 

1. Excuse us, let me use Japanese for a moment.（すみませんがちょっとだけ日本語を使わせてください）
2. I would like to use talk in Japanese with them. I will share the detail with you later.（彼らと日本語で話したいのです。後で内容をあなたとシェアしますので）

ただ断ってもあまり長く話すと彼らはまたイライラし始めますので、そこも注意してください。

 

6.謝罪にはちゃんと理由もつける

これも英語と日本語では感覚が違いますので、意識することが大事です。
日本人は何かをやらかした時、とにかく謝り、理由について説明すると言い訳がましいと取られます。

しかしnative speakerと話す時は逆です。
謝罪とともに、しっかりと理由を説明した方が誠実です。（それで許してもらえるかは別として）

英語での謝罪の手順はこんな感じです。

（１）まず謝る
（２）謝罪ポイントとそれに至った経緯を説明
（３）できれば改善点を添える

以上です。

 

1. I'm sorry for stepping on your foot. I’ll try to look where I’m going.　（あなたの足を踏んでしまって申し訳ありません。歩くときちゃんと見るようにします）
2. I apologize for being so harsh. I was trying to give you constructive criticism.　（手厳しくして申し訳ありません。建設的な批評をしたかったのです）
3. (very informal) My bad I shouldn’t have talked over you. Please continue.　（さほど堅苦しくない場面では：　失礼、遮ってしまいました。どうぞ続けてください）

 

特に上司が外国人になったりチームメンバーに外国人がいる場合、
この感覚を身につけていないと、「ビジネスに対して不誠実」と評価されかねませんので気をつけましょう〜。

 

7.反対意見ははっきりと・しかしスマートに

日本のビジネスシーンで反対意見を言うのはなかなか勇気がいりますね。
特に年次が若い時は「生意気」と思われるかもしれないですし、
そこそこキャリアを積んでからでも、「言ったからにはお前がやれ！」と
余計な仕事が増える可能性もあります・・・。

が、英語で仕事をする時には言わないといけません。
後から「実は・・・」なんて言ったら総スカンです。
英語でビジネスをする場合、反対意見は日本より受け入れられますのでしっかり伝えましょう。
ただしやはりお作法があります。

頭ごなしに言い放つのでなく、こんな表現を使ってみましょう。

 

1. I may be wrong, but I think we should do it this way.　（わたしが間違っているかもしれませんが、この方法でやるべきだと思います）
2. I’m not sure that I can agree with you. Have you double checked the figures?　（賛成できるかわかりません。この数字を二重チェックされましたか？）
3. Yes, I agree up to a point, but on the other hand we need to think about what the boss will think.　（はい、ある程度のところまでは賛成なのですが、もう一方では上司がどう考えるかも考慮する必要があります）

 

反対意見を言うにしても、どれだけ議論が建設的になるかは伝え方次第。
鉄板表現ですので是非覚えて使ってみましょう！

 

 

8.Nativeに「なにそれ？」と思われる仕草を止めとく

仕草はどうしても自然に出てしまいますが、場合によってはNative speakerに変な印象を与えます。
仕草の怖いところは、どんなに素晴らしい英語で話していても一瞬で相手を「？？」にさせてしまうことです。

ということでやめたほうがいい仕草をあげますー。

(1)口を手で隠して笑ったりする（特に女性）のは避ける

日本人は歯を見せないように・・・と思っているのですが、
Nativeからすると違和感なので、笑う時は手は肩より下に置いておきましょう。

(2)目線を合わせないのは止める

日本だとあまりガン見するのも失礼になりかねないですが、
Native speakerと話す時は目線を合わせないほうが失礼です。
本当に嫌がりますので気をつけましょう。
慣れないけど・・・トレーニングです。

（私はガン見するので、日本人のビジネスパーソンにはちょっと嫌われます）

(３)何にでもジャパニーズスマイルは止める

日本人って丁寧であろうとするほど笑顔になってしまいますが、
これはNative speakerからすると「おい、何笑ってんだよ？」になり兼ねないです。

例えばお店の店員などがお客からのちょっとした苦情を聞くとき、
場合によってはささやかな笑顔で聞く場合がありますが、
英語でビジネスする場合は無しです。
特に苦情を受けるときは、真顔になりましょう。

 

 

＜ビジネスミールで最低限おさえるマナー＞

ビジネスミールは相手と仲良くなるチャンス。場合によっては大きな仕事につながるかもしれません。
なので楽しむことも大事ですが仕事の延長ではないかなーと私はいつも思っています。
相手に微妙な印象を与えないように、最低限守ったほうがいいかなーというマナーをあげます。

(1)    食器は持ち上げない
(2)    食べる時は音を立てない
(3)    ウエイター・ウエイトレスは大声で呼ばない（小さな声か、人差し指を華麗にあげて呼ぶ）
(4)    人にお酒をあまり注がない（押し付けがましいと思われる）
(5)    「なんでもいいです」は言わない（相手が決めなくてはいけないので失礼。Anything is okay.は言わない。　Could I have a glass of wine, please?）
(6)    ウエイターウエイトレスには礼儀正しく接する
(7)    ウエイターウエイトレスと楽しく会話する

 

《会話例》

You:  May I have another glass of water please?
Waiter:  sure, here you go.
You:  Thank you.  Oh, those are some really nice shoes.
Waiter:  Thanks, I got them from the department store down the street.
You:  Oh I've never been there before, isn't that store pretty expensive?
Waiter:  Most of the time it's fairly expensive but they have good sales sometimes.
You:  I'll have to keep an eye out for those sales.
Waiter:  You should.  You can find a lot of good clothes cheap.
あなた：　お水のお代わりいただけますか？
ウエイター：　はい、どうぞ。
あなた：　ありがとうございます。おっ、すごくいい靴履かれていますね。
ウエイター：　ありがとうございます。この通りの先のデパートで買いました。
あなた：　ああ、そこには行ったことありません。あそこはすごく高くないですか？
ウエイター：　たいていはとても高いのですが、時々いいセールをやっているんです。
あなた：　そのセールを見逃さないようにしなきゃいけませんね。
ウエイター：　是非そうされてください。良い服が安く売られますので。